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Quelle est l’utilité d’un logiciel de traitement de texte ?

Mis à jour : il y a 3 jours

Les logiciels de traitement de texte existent depuis longtemps, avant même que les ordinateurs soient adoptés dans les foyers.

Il a commencé à se répandre dans les entreprises dans les années 70 et 80 puis l’utilisation de ce type de logiciels a décollé dans les années 1990 avec la démocratisation des ordinateurs dans les domiciles.


Qu’est-ce qu’un logiciel de traitement de texte ?

C’est un programme informatique qui permet de créer ou modifier un document contenant du texte comme par exemple des Factures, Devis, Contrat, Lettres, …

Ils peuvent être comparés aux machines à écrire bien qu’ils soient bien plus complexes et complète.


Ils ont de multiples fonctionnalités :

Les plus classiques :

- Changement de la police, de sa taille, sa couleur.

- Modification des paragraphes : changement de position (à gauche, droite, au milieu), écartement des lignes.

- Insertion de tableaux, formes, graphiques, images, symboles, …

- Modification de la mise en page : changement d’orientation (verticale, horizontale), ajoute de colonnes, numéros de pages, ajouter un retrait, …

- Révision : vérification de l’orthographe.


Les fonctions spéciales :

- Traduction (pas disponible sur tous les logiciels).

- Le publipostage : elle sert à automatiser la création de document grâce à un modèle et une base de données, elle est extrêmement utile pour les professionnelles.


Voyons maintenant les avantages d'utiliser un logiciel de traitement de texte :


Gagner de temps



La grande majorité des personnes sont capables de taper beaucoup plus rapidement que s'ils écrivaient à la main, les professionnels peuvent aller à plus de 60 mots minutes. De plus, vous n’avez pas à vous soucier d’écrire proprement.

En plus de cela, le logiciel Microsoft Office Word intègre de multiples automatisation très utiles pour les professionnels qui peuvent pour certaines vous faire gagner plusieurs journées de travail.

Voyons les principales automatisations de ce logiciel :

- Ajout automatique de Majuscules en début de phrase - Ajout de puces lorsque vous commencer une liste à puce - Macro : création de raccourcis de fonctions - Publipostage : comme dit plus haut, il permet d’automatiser la création de document grâce à un modèle et une base de données, il est extrêmement utile pour les professionnelles - Vérification automatique de l’orthographe

Ces automatisations ne sont pas disponibles sur tous les logiciels de traitement de texte.

De plus, si vous souhaitez trouver un document, il sera bien plus simple de retrouver vos documents informatisés que vos documents papier.

En effet, vos documents informatiques pourront être triés dans une arborescence de dossiers et trouvable aussi via une barre de recherche et quelques secondes.


Sécurité


Contrairement à un document papier grâce aux logiciels de traitement de texte, vous pouvez sécuriser vos documents grâce à des mots de passe afin qu’ils ne puissent pas être ouverts.

Vous pourrez également configurer vos documents pour qu’ils soient lisibles mais pas modifiables.

Vous pouvez faire de même avec les dossiers.


Numérisation


Avec un logiciel de traitement de texte, vous pourrez numériser vos documents.

Quels sont les avantages à cela ?

Les avantages sont que vous gagnerez de la place, à la place de stocker beaucoup de documents papier dans des casiers et des cartons, ils seront stockés dans des dossiers informatiques, donc physiquement, ils ne prendront pas de place, car ils sont stockés dans l’ordinateur.


Il est également un gain de temps, en effet il sera beaucoup plus rapide et facile à transférer, conserver et copier.

En effet lorsque un document papier est sujet aux égarements, à la détérioration et aux dommages les documents informatiques ne seront sujet à aucun d’eux.


Collaboration


Avant l’utilisation des logiciels de traitement de texte si vous souhaitiez collaborer sur un projet, vous deviez faire plusieurs réunions avec beaucoup de documents papier difficile à mettre en ordre.


De nos jours vous pouvez partager des documents grâce à Internet ou utiliser sur serveur de l’entreprise, grâce à ces fonctions vous pourrez effectuer une collaboration sur un projet avec une grande facilité et rapidité même avec une grande distance.


De plus, les entreprises peuvent économiser grâce à cela de l’argent et du temps de travail.


Coût



Il existe beaucoup de logiciels de traitement de texte payant et gratuit avec chacun ses avantages et inconvénients.

Le plus utilisé est Microsoft Office Word et est un logiciel payant, mais il en vaut le coup grâce à ces nombreuses automatisations pour les professionnels.


Il est également bien plus avantageux d’utiliser un logiciel de traitement de texte que de tout faire sur papier, car cela va vous revenir plus cher d’acheter des ramettes de papier que d’acheter ce logiciel.

Cependant, vous n’êtes même pas obligé de payer un logiciel de traitement de texte, car il existe maintenant de nombreux logiciels de ce type gratuit avec une plus ou moins bonne qualité.



En conclusion, si vous avez besoin régulièrement de réaliser des documents, je vous conseille d’utiliser un logiciel de traitement de texte, vous gagnerez en rapidité, en sécurité et en gain de place.



Quels sont les meilleurs logiciels de traitement de texte ?


Nous avons étudié les meilleurs logiciels de traitement de texte disponible sur le marché.


Cliquez sur ce lien pour voir la liste : https://www.forma-ngo.com/post/quel-est-le-meilleur-logiciel-de-traitement-de-texte

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