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Quelle est l’utilité d’un tableur ?

Dernière mise à jour : sept. 28

Le tableur est né à Harvard en 1978 des mains de Dan BRICKLIN, il a eu l’idée d’automatiser informatiquement ses calculs après avoir vu son professeur écrire et corriger manuellement ses tableaux de calculs.

Il a donc créé le premier prototype dans la même année, par la suite le 2 janvier 1979 à fondis l’entreprise Software Arts avec Bob FRANKESTON pour commercialiser son logiciel Visicalc.






Qu’est-ce qu’un tableur ?


C’est un programme informatique dont la particularité est qu’il peut manipuler des feuilles de calculs.


Comme vu plus haut il fût créé pour faire des calculs mais de nos jours ils sont utilisés pour différentes tâches : des analyses statistiques, de la création et gestion de base de données, des tableaux, …


Ils ont de multiples fonctionnalités :


Les plus classiques :

- Changement de la police, de sa taille, sa couleur.

- Modification des paragraphes : changement de position (à gauche, droite, au milieu), écartement des lignes.

- Insertion de tableaux, formes, graphiques, images, symboles, …

- Modification de la mise en page : changement d’orientation (verticale, horizontale), ajoute de colonnes, numéros de pages, ajouter un retrait, …

- Calculs simples et complexes

- Tableaux croisés dynamiques

- RECHERCHEV : sert à rechercher des éléments dans un tableau


Les fonctions spéciales :

- Traduction (pas disponible sur tous les logiciels).

- Fonction SI : sert à vérifier une condition et à faire un calcul si c’est vrai et un autre si c’est faux

- Formatage conditionnel : Sert à changer le format d’une cellule (couleur de police, gras, …) si une certaine condition est remplie (est égale à, est supérieur à, est inférieur à, …

- Contrôle de la saisie de donnée : autorise les utilisateurs à entrer qu’un type de données (texte, nombres, date, …) dans une cellule ou groupe de cellules.

- Macros : raccourcis logiciels


Voyons maintenant les avantages d’utiliser un tableur :


Gagner du temps


En effet grâce à un tableur vous pouvez automatiser vos calculs en entrant des formules directement dans les cellules, le logiciel fera ensuite les calculs automatiquement même si vous changez les données du tableau, vous faites ainsi un gain considérable de temps.


Il est même possible sur certains tableurs comme Excel de sélectionner directement parmi une liste de formules disponibles ce qui vous fait encore gagner du temps et vous évite d’en entrer une par vous-même, cela évite également les erreurs.


Et lorsque vous créez un graphique à partir d’un tableau le graphique sera mis à jour, même si vous changez le contenu du tableau votre graphique sera mis à jour automatiquement.


Sur un tableur il est également possible de réaliser un graphique en quelques clics à partir d’un tableau.


En revanche il est parfaitement impossible de faire tout cela à la main, vous allez donc gagner plusieurs jours de travail.


Ces fonctionnalités d'automatisation ne sont pas disponibles sur tous les tableurs.


Aussi, si vous voulez trouver un document, il est beaucoup plus facile de trouver un document sur votre ordinateur qu'un document papier.


En effet, vos documents informatiques peuvent être rangés dans une arborescence de fichiers et peuvent également être retrouvés grâce à la barre de recherche et en quelques secondes.


Les tableurs sont également très utiles dans le nettoyage des données, en effet vous sera bien plus facile et rapide de repérer et de vous débarrasser des données indésirables ou des doublons sur un tableur que sur tout autre forma.


Cela est bien pratique lorsque vous devez garder une base de données client à jour et sans erreur.


Il est également bien plus rapide de réaliser des reçus et factures sur un tableur car comme dit précédemment tous les calculs seront faits automatiquement.


Sécurité


Contrairement à un document papier avec un tableur, vous pouvez sécuriser vos documents grâce à des mots de passe afin qu’ils ne puissent pas être ouverts par n’importe qui.


Vous pourrez également configurer vos documents pour qu’ils puissent être lus sans pour autant être modifié.


Vous pouvez faire pareil avec les dossiers.


Avec un tableur vous pouvez noter toutes vos dépenses sur une feuille de calcul budgétaire afin de gérer vos revenus et vos dépenses ce qui est bien pratique si vous ne voulez pas avoir de surprise au moment de faire votre déclaration de revenus.


Numérisation


Avec un tableur, vous pouvez numériser vos documents.

Quels sont les avantages de cela ?


Les avantages sont que vous gagnerez de la place, à la place de stocker beaucoup de documents papier dans des armoires et des cartons, ils seront rangés dans l’ordinateur, donc physiquement, ils ne prendront pas de place, car ils sont stockés informatiquement.


C’est aussi un gain de temps, en effet ils seront beaucoup plus rapides et faciles à transférer, conserver et copier.


En effet, lorsque les documents papier sont dégradés et endommagés, les documents informatiques n'en seront pas affectés.


Grâce aux tableurs vous pouvez également stocker facilement tous types de données, cela peut être des données client, financières, produits, …


De plus ils sont idéals pour la création de base de données car pour le cas de Microsoft Excel il peut aller à plus de 1 million de lignes et plus de 16 000 colonnes.


Vous pouvez stocker dans des feuilles de calculs des données même exportées d’autres systèmes de gestion de données.


L’avantage à cela est que vous pouvez accéder à votre tableur même hors ligne alors que si vous utilisez un système de gestion de données en ligne il vous sera impossible d’y accéder en cas de perte de connexion internet.


Collaboration


Avant l’utilisation des tableurs si vous vouliez collaborer sur un projet, vous deviez faire quelques réunions avec beaucoup de documents papier difficile à organiser.


Aujourd’hui vous pouvez partager des documents via à Internet ou utiliser le serveur de l’entreprise, grâce à ces fonctions qui vous permettront d’effectuer une collaboration sur un projet avec une facilement et rapidement même avec une grande distance.


En outre, les entreprises peuvent ainsi économiser de l'argent et du temps de travail.


Coût


Les sociétés du monde entier utilisent des tableurs pour suivre leurs comptes professionnels car il est possible d’entrer des formules qui vont faire tous les calculs automatiquement au fur et à mesure sans les frais d’utilisation d’un logiciel de comptabilité.


Il existe de nombreux tableurs payant et gratuit avec chacun ses avantages et inconvénients.


Le plus utilisé est Microsoft Excel et est un logiciel payant, mais il en vaut largement le prix grâce à de nombreuses fonctionnalités et automatisations pour les professionnels.


Il est également beaucoup plus avantageux d’utiliser un tableur que de tout faire sur papier, car cela vous coutera plus cher d’acheter des ramettes de papier que d’acheter ce logiciel.


Cependant, vous n’êtes même pas forcé de payer un tableur, car il existe maintenant de nombreux logiciels de ce type gratuit avec une plus ou moins bonne qualité.



En conclusion, si vous avez besoin régulièrement d’effectuer des calculs complexes, des graphiques ou des tableaux, je vous conseille d’utiliser un tableur, vous gagnerez en rapidité, en sécurité et en espace.


Quels sont les meilleurs tableurs ?


Nous avons étudié pour vous les meilleurs tableurs disponibles sur le marché.


Cliquez sur ce lien pour voir la liste : https://www.forma-ngo.com/post/quel-est-le-meilleur-tableur

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